Komplettsoftwarelösung für das Verwalten und Verchartern von Schiffen sowie der Erstellung der Abrechnungen für Zeit- und Reisecharter. Die Integration mit der Finanzbuchhaltung und dem Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die Erstellung von Buchungsvorschlägen sowie die automatische Ablage der erzeugten Dokumente einschließlich der Verschlagwortung.

SQLCharter beinhaltet die effiziente Stammdatenverwaltung, Auswertung und Abrechnung von Schiffen und deren Charterverträgen unter Berücksichtigung von Off-Hire-Zeiten, unterschiedlichen Kommissionen, KR-Gebühren, Bereederungs­­pauschale, Kompensations- und Reedereikosten.

Neben den eigentlichen Abrechnungen erzeugt das Programm auch die Ausgangsrechnungen für die Kommission des Maklers und die KR-Gebühr bzw. Bereederungspauschale der Korrespondenzreederei, generiert Buchungsvorschläge für die Finanzbuchhaltung und legt die Dokumente gleich fertig verschlagwortet im Dokumentenmanagementsystem ab. Off-Hire-Zeiten werden überall entsprechend der Daten von ihren Abrechnungsperioden berücksichtigt. Im Falle anerkannter Reklamationen von Off-Hire-Abzügen kann die vollständige oder teilweise Gutschrift erfolgen.

Über unterschiedliche, frei definierbare Listen können die Informationen über die Flotte, die Verträge mit ihren Optionen sowie eine grafische Darstellung der Charterhistorie abgerufen werden. Eine Aufstellung über die abgerechneten Perioden ermöglicht den Vergleich mit den Daten in der Buchhaltung.

Unterschiedliche Benutzer bekommen differenzierte Rechte. Auch der Schnellstart des Programms mit eingeschränkten Sichten ist möglich.

Innerhalb der Stammdaten von SQLCharter ist eine unbegrenzte Anzahl an Schiffen zu verwalten. Parametrisierungen pro Mandant erlauben eine optimale Anpassung des Systems an die Spezifika der jeweiligen Schiffe.

Die Stammdaten pflegen diverse Informationen über das Schiff. Zusätzlich stehen hier Daten für die Abrechnung wie Angaben für die Bereederungspauschale, der Prozentsatz der KR-Gebühr sowie der Rechnungsempfänger für die Frachtabrechnung zur Verfügung. Darüber hinaus sind beliebig viele Addenda möglich.

Zum Schiff werden die Zeit- und Reisecharterverträge eingetragen. Diese beinhalten außer dem Datum der Charter Party und dem Charternamen auch den Charterer mit seinem Konto aus der Buchhaltung.

Alle Verträge eines Schiffs mit ihren Verlängerungsoptionen können in einer Baumstruktur dargestellt werden.

Zu einem Zeitchartervertrag gibt es den Hauptvertrag und beliebig viele Verlängerungsoptionen. Sie enthalten den Zeitraum, Angaben über Lieferung und Rücklieferung des Schiffs und die Vorgaben für die Abrechnungsperiode und die Charterrate.

 Für den Hauptvertrag bzw. jede Vertragsoption sind beliebig viele Kommissionssätze und deren Anzeige in einer Übersicht möglich. Außer dem Prozentsatz wird gleich die Kontonummer aus der Buchhaltung mit eingetragen. Man kann anklicken, ob die Adresskommission gleich in der Frachtabrechnung ausgewiesen und abgezogen soll.

Außerdem kann man die Erstellung einer Ausgangsrechnung über die Kommission für bestimmte Makler aktivieren, beispielsweise, wenn die Makler zur Firma gehören. Dann wird in diesen Mandanten der Buchungsvorschlag für die Ausgangsrechnung und im Schiffsmandanten der für die zugehörige Eingangsrechnung generiert.

Für den Hauptvertrag bzw. jede Vertragsoption können Vorgaben für Kompensationskosten (Owners Debit Notes) hinterlegt und in einer Übersicht angezeigt werden. Diese werden für jede Abrechnungsperiode kopiert und können hier geändert bzw. neu hinzugefügt werden. Sie erscheinen dann entsprechend in der Frachtabrechnung.

Die Nicht-On-Hire-Zeiten eines Schiffes können die Beschäftigungsart Off-Hire, Ballastfahrt oder Aufliegend haben. Die sich aus dem Zeitraum ergebene Zeitdauer sowie die Charterrate sind überschreibbar für den Fall, dass der Tagessatz nur gemindert wird, beispielsweise wegen einem Speed Claim.

In der Übersicht für die Nicht-On-Hire-Zeiten ist auch eine Anzeige von mehreren Schiffen möglich. Der Zeitraum kann vorgegeben werden. Die Summen über die Zeiten sind nach Off-Hire, Ballastfahrt und Aufliegend untergliedert.

Der Abzug der Off-Hire-Zeiten erfolgt bei der Frachtabrechnung oder über eine separate Abrechnung. Dabei wird für den entsprechenden Zeitraum eine Rechnung über die Bereederungspauschale erstellt.

Hafenkostenabrechnungen können ebenfalls erstellt werden.

Bei der Anlage einer Abrechnungsperiode werden die Vorgaben, auch für die Kompensationskosten, aus den Stammdaten kopiert und können überschrieben werden. Auch die Erfassung zusätzlicher Kompensationskosten sowie von Reedereikosten (Owners Credit Notes) für die Abrechnungsperiode ist möglich.

Es gibt Listen über die Stammdaten aller Schiffe, die Charterhistorie sowie die abgerechneten Perioden. In einer Zeitcharterliste werden alle abgerechneten Perioden aufgelistet und mit den Buchungen verglichen. Alle Listen können frei definiert und auch nach Excel sowie andere Dateiformate exportiert, als PDF-Datei abgelegt oder direkt ins Dokumentenmanagementsystem übergeben werden. Für die Charterbeschäftigung gibt es eine farbige grafische Darstellung.

Die Frachtabrechnung geht über die aktuelle Abrechnungsperiode. In einer Übersicht kann man noch nicht abgerechnete Off-Hire-Zeiten auswählen, die dann entsprechend abgezogen werden. Von der Bruttofracht wird die vom Charterer zu zahlende Kommission berechnet und abgezogen. Auch Kompensations- und Reedereikosten oder Poolratenänderungen werden berücksichtigt.

Die Buchungen werden quartalsweise abgegrenzt. Die Aufteilung auf die Buchungsbelege mit den entsprechenden Belegdaten ist ausgewiesen. Bei jahresübergreifenden Abrechnungsperioden generiert das Programm jeweils 2 Rechnungsdokumente.

Für bestimmte Kommissionen, KR-Gebühr und Bereederungspauschale können gleich die Ausgangsrechnungen für den Makler bzw. die Korrespondenzreederei erzeugt werden, wenn diese zum gleichen Firmenverbund gehören. Das sind frei anpassbare Word-Dokumente mit Textmarken.

In der Endabrechnung werden alle zu einem Zeitchartervertrag gehörenden Abrechnungen aufgelistet und den Zahlungen und anderen Buchungen gegenübergestellt.

Für Off-Hire-Zeiten aus zurückliegenden Abrechnungsperioden werden KR-Gebühr, Kommission, Kompensation, Reedereikosten und Poolratenänderungen entsprechend den für diese Abrechnungsperiode geltenden Daten zurückgerechnet. Geht die Off-Hire-Zeit über mehrere Abrechnungsperioden, so erfolgt eine entsprechende Aufteilung.

Für Reisecharterverträge können bis zu zwei unterschiedliche Frachten oder eine Pauschale berechnet werden. Auch In Lieu Of Weighing oder Totfracht werden berücksichtigt. Die Abrechnung erfolgt entsprechend der zu den Fälligkeitsdaten eingegeben Prozentsätze. Auch Eil- und Überliegegelder werden berechnet, ebenso Kommission, Kompensations- und Reederei- und Hafenkosten. Die Zahlen für Vor- und Nachkalkulation werden erfasst und in den entsprechenden Listen ausgewertet.

Über eine gegliederte Benutzerverwaltung lassen sich die Zugriffsrechte einfach und unkompliziert einstellen.

Auswertungslisten

Charterhistorie: Auflistung der Charterverträge pro Schiff

Fact Sheet/Present Fleet: Ausgabe der Stammdaten aller Schiffe

Charterbeschäftigung: Farbige grafische Darstellung der Beschäftigung aller Schiffe für die angegebenen Jahre

Zeitcharterliste: Übersicht über alle abgerechneten Perioden eines Schiffes für das angegebene Jahr einschließlich Kommissionen, KR-Gebühr und Bereederungspauschale und Vergleich mit den gebuchten Zahlen in der Finanzbuchhaltung

Frachtabrechnung

Berücksichtigung der ausgewählten Off-Hire-Zeiten, Kommission, Kompensationskosten und Reedereikosten

Rückrechnung von Kommission, KR-Gebühr, Bereederungspauschale, Kompensationskosten und Reedereikosten für die Off-Hire-Zeiten entsprechend den Daten aus den zugehörigen Abrechnungsperioden

Quartalsweise Abgrenzung der Buchungen, bei jahresübergreifenden Abrechnungsperioden bzw. Off-Hire-Zeiten aus anderen Jahren Erstelllung von 2 Dokumenten

Generierung der Word-Dokumente für Ausgangsrechnungen für bestimmte Kommissionen im Makler-Mandanten, für KR-Gebühr und Bereederungspauschale im Mandanten der Korrespondenzreederei

Erstellung von Buchungsvorschlägen für alles, nach Freigabe durch die Buchhaltung automatische Verbuchung

Automatische Ablage aller erzeugten Buchungsbelege im Dokumentenmanagementsystem mit kompletter Verschlagwortung

Hafenkostenabrechnung

Eingabe, Anzeige und Abrechnung der angefallenen Hafenkosten

Poolratenänderungen

Nach- bzw. Rückrechnung der Frachtabrechnungen bei geänderten Poolraten für Poolschiffe einschließlich Kommission, KR-Gebühr, Off-Hire usw.

Endabrechnung

Aufstellung aller Abrechnungen für den gesamten Chartervertrag

Gegenüberstellung der Zahlungen, Reklamationen und sonstigen Buchungen zu diesem Vertrag

Reisechartervertrag

Erfassung und Berechnung für bis zu zwei unterschiedliche Frachten oder über eine Pauschale

In Lieu Of Weighing oder Totfracht

Abrechnung der Prozentsätze zur Fälligkeit

Eil- und Überliegegelder

Kommission, Kompensations- und Reedereikosten, Hafenkostenabrechnungen

Erfassung der Zahlen für Vor- und Nachkalkulation

 

Individuelle Erweiterungen und Ergänzungen lassen sich einfach in das objektorientierte System einfügen. Das Programm ist voll mit der Buchhaltungssoftware SQLControlling und dem Dokumentenmanagementsystem enaio integriert, kann aber auch separat benutzt oder in andere Systeme integriert werden.

 

 

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